Rangkuman Penilaian dan Penyusutan Arsip modul 5 & modul 6

Modul 5

Kriteria dan Proses Penilaian Arsip

Kegiatan Belajar 1

Kriteria Nilai Guna Arsip

Penentuan nilai guna arsip untuk Indonesia diatur dalam surat Edaran Ka. ANRI No. 1 Tahun 1983 tentang Penentuan Nilai Guna Arsip. Dalam Pedoman tersebut diberikan definisi tentang penentuan nilai guna arsip merupakan faktor yang sangat menentukan dalam kegiatan penyusutan arsip dan mutlak perlu dilaksanakan dalam tata kearsipan.  Penentuan nilai guna merupakan kegiatan untuk memilahkan arsip-arsip ke dalam gua kategori yaitu:

1. Arsip yang bernilai guna permanen yang harus terus disimpan
2. Arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau di kemudian hari.

Nilai Guna Primer dan Sekunder

Nilai guna arsip didefinisikan (dalam Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (SE Ka ANRI) No. 2/1983 ialah nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna arsip.

• Menurut Schellenberg nilai guna dapat dikategorikan ke dalam nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
• menurut Schellenberg nilai guna primer adalah arsip yang diperlukan atau digunakan oleh pencipta arsip.
• Nilai guna sekunder adalah arsip lebih digunakan oleh di luar pencipta arsip, seperti untuk kepentingan sejarah, penelusuran asal-usul (genealogy.
• Menurut SE Ka ANRI nilai guna dapat dibedakan berdasarkan kepentingan pengguna arsip, yaitu nilai guna primer dan sekunder.
• Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip. dengan fungsinya sebagai berikut:
• Mendukung kegiatan yang sedang berlangsung, kegiatan administrasi sehari-hari dari pencipta arsip (nilai guna administrasi)
• menyimpan dokumen-dokumen tentang legalitas dan melindungi hak (nilai guna hukum)
• meningkatkan tanggung jawab fiksal dan tanggung jawab (nilai guna fiksal).

selain itu nilai guna primer juga meliputi:

• Nilai guna administrasi
• Nilai guna hukum
• Nilai guna keuangan
• Nilai guna ilmiah dan teknologi.
• Nilai guna sekunder merupakan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan kepentingan umum di luar lembaga/instansi pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan penanggungjawaban nasional.

Nilai guna sekunder meliputi:

• Nilai kebuktian
• Nilai guna informasional

1. Kriteria Lainnya

Ada beberapa kriteria lainnya yang dapat dijadikan bahan pertimbangan kelak, bila mengidentifikasi kegunaan arsip, baik bagi lembaga atau instansi pencipta maupun bagi lembaga atau instansi di luar pencipta arsip. Kriteria ini berdasarkan unit analisis jenis arsip yang muncul atau terkumpul di lapangan yaitu unit pencipta.

• Faktor yang dapat diperhatikan dalam menentukan nilai guna arsip adalah:
• Duplikasi adalah mengidentifikasi apakah jenis arsip yang sama mempunyai duplikasi atau arsip yang sama diciptakan dalam kopi atau salinan yang tersebar di berbagai unit kerja atau unit pengolah
• Accessibility adalah keteraksesan rekod yang bersangkutan
• Realibility dan Complementeness adalah kehandalan dan kelengkapan arsip
• Cost of retention atau biaya pemeliharaan
• Dalam beberapa kondisi dapat juga dinilai dari segi:
• scarcity atau kejarangan penciptaan arsip yang bersangkutan
• age atau usia
• privasi
• Schellenberg memberikan batasan-batasan sebagai bahan pertimbangan lebagi lembaga atau institusi berdasarkan:
• Jenis arsip; Fungsional dan administratif
• Derajat kepentingannya; subtantif dan fasilitatif
• Karakter pendikumentasiannya: Evidental dan informasional.

Kegiatan Belajar 2

Proses Penilaian

Kebijakan akuisisi merupakan dasar dari proses seleksi adalah kebijakan akuisisi dari repositori. karena kebijakan ini mengandung empat elemen kelebihan, yaitu:

• tujuan dokumentasi dan sasaran dari program kearsipan
• sangat penting karena merupakan petunjuk dalam seleksi arsip
• untuk membangun koleksi dengan cara sistematik dan untuk membuat batasan apa saja yang akan diadakan (dikoleksi) oleh pusat arsip (repositori)

Proses penilaian membutuhkan perencanaan dan pengaturan yang sempurna untuk melakukan kegiatan pengumpulan dan analisis informasi tentang arsip dalam kerangka kerja kebijakan akuisisi. Proses penilaian memang membutuhkan tenaga atau sumber daya manusia yang terampil dan mengetahui secara luas fungsi serta kegiatan instansi.

Selain itu diperlukan penentuan unit analisis informasi berdasarkan series rekod atau arsip yang menjadi grup-grup rekod. Kegiatan ini dilakukan dengan survei arsip atau rekod di unit kerja. dalam pelaksanaan survei arsip perlu dicari data tentang fisik dan nonfisik arsip. Hasil dari survei akan menunjukkan sampai mana dapat ditentukan nilai kegunaan arsip atau rekod yang bersangkutan.

1. Tujuan Penilaian

Tujuan penilaian adalah untuk menentukan kegunaan arsip bagi pengguna masa sekarang, ataupun masa yang akan datang. Bila arsip atau rekod akan diperlukan untuk masa datang maka arsip tersebut mempunyai nilai guna yang berkelanjutan. Tujuan penilaian adalah juga sebagai dasar seleksi untuk memenuhi kebijakan akuisisi lembaga/instansi yang sudah ditentukan karena kebijakan akuisisi merupakan tingkat awal dalam penilaian (first level of appraisal).

1. Pelaksanaan dan Prosedur Penilaian

• Tahap-tahap yang perlu dilakukan dalam pelaksanaan dan prosedur penilaian adalah sebagai berikut:
• Menentukan grup arsip yang sesuai untuk pendekatan kegiatan tunggal
• Melakukan beberapa penelitian pada lembaga atau institusi dan target arsipnya
• Membuat rencana kerja
• Mendiskusikan dengan orang yang bertanggung jawab
• Mempelajari beberapa arsip dan menilai arsipnya untuk menentukan kriteria penilaian
• Membuat kelas disposal
• Penilaian terhadap arsip yang disimpan permanen
• Melengkapi dokumentasi appraisal
• Ditetapkan pada daerah lain
• Laporan untuk review
• Diperlukan tahap tahap pembuatan appraisal, yaitu:
• Mengumpulkan informasi tentang kondisi sosial politik
• Creator, lembaga, institusi
• Peraturan pemerintah yang mempengaruhinya
• Laporan tahunan
• Struktur organisasi, fungsi dan administrasi
• Menyusun rencana kerja yang berkaitan dengan waktu
• Bicara atau konsultasi dengan orang yang bertanggung jawab
• Kapan bisa dikontak atau dihubungi
• Tanya tentang arsip-arsipnya
• pelajari arsip-arsipnya: tidak dapat tunggal satu kesatuan
• Menyusun kelas
• kelas nilai guna sama, dapat dikelompokkan (digrupkan)
• Identifikasi fisik
• Subjek
• Jenis transaksi
• Tingkatan manajemen

MODUL 6

Jadwal Retensi Arsip

Menurut Kennedy disposal schedule juga merupakan disposal authority, yaitu daftar rekod series suatu organisasi dengan penunjukan untuk bagaimana rekod akan dimusnahkan sesudah penciptaannya atau sesudah selesai pengunaannya.

Kegiatan Belajar 1

Formulir Kewenangan

Appraisal adalah proses evaluasi kegiatan bisnis untuk menentukan yang mana rekod-rekod dibutuhkan untuk diperoleh dan berapa lama rekod-rekod akan disimpan, untuk  memenuhi kebutuhan bisnis, kebutuhan akuntabilitas organisasi dan harapan masyarakat.

Disposal adalah pengolahan waktu yang berkaitan dengan penerapan keputusam penilaian, yaitu , mencakup migrasi atau transmisi rekod-rekod dari system tata kearsipan, dan penggunaan transfer ke perlindungan atau kepemilikan rekod.

Definisi tersebut  diberikan oleh Standar Australia tentang penilaian dan retensi rekod, kedunya saling berkaitan, karena denganproses penilaian dapat ditentukan berapa lama dan rekod apa saja yang dapat dimusnahkan atau menjadi arsip.

Ada 3 kemungkinan yang dapat menjadi program program pengurangan dan penyusutan arsip:

1. Pemindahan rekod dari unit pencipta ke unit kearsipan,
2. Pemindahan arsip dari unit kearsipan ke arsip nasional sebagai bahan bukti sejarah, penelitian, dan informasi kegiatan suatu institusi
3. Pemusnahan rekod yang tidak mempunyai nilai guna lagi, baik baik untuk dilakukan dengan cara penghancuran dengan bahan-bahan kimia untuk dijadikan kembali kertas daur ulang

Diperlukan formulir kewenangan atau semacam berita acara untuk melakukan penyusutan arsip dengan berisikan informasi bukti bahwa unit-unit pencipta atau pengolah mana yang sudah melakukan kegiatan penyusutan arsip. Formulir kewenangan memberikan informasi siapa yang berwenang atau menjadi saksi pada saat melakukan pemusnahan atau transfer arsip.

Terdiri atas:

• Nomor rekod seri
• Deskripsi rekod yang bersangkutan
• Rekomendasi berapa lama waktu yang disimpan dalam unit pencipta atau unit kerja
• Rekomendasi jumlah waktu keseluruhan untuk menyimpan arsip yang bersangkutan.

Pengembangan dan komponen jadwal retensi arsip disesuaikan dengan kebutuhan organisasi sehingga komponen-kompionen bias berkembang dengan keterangan nilai dari rekod dank ode klasifikasi dari rekod yang bersangkutan.

1. Sosialisasi Jadwal Retensi Rekod

Prosedur penyusutan bila organisasi belum memiliki JRA harus melakukan kegiatan berikut:

• Survei arsip untuk memberikan informasi awal dalam penyusunan JRA karena melihat kondisi penyimpanan rekod
• Melakukan identifikasi arsip
• Pengaturan kembali arsip
• Pendeskripsian arsip memberikan keterangan secara intelektual tentang kandungan informasi dalam arsip
• Penyusunan daftar pertelaan arsip sementara
• Penyusunan daftar arsip yang disimpan dimusnahkan atau diserahkan; pelaksanaan penyusutan

Sosialisasi merupakan bentuk untuk kegiatan coba-coba (trial and error) terhadap jadwal retensi sehingga mendapatkan tanggapan dan evaluasi terhadap system atau program penyusutan yang telah akan atau sudah dilaksanakan organisasi.

Kegiatan Belajar 2

Tipe Jadwal Retensi Rekod

Dalam Pengembangan jadwal retensi ada dua tipe yang dapat dikembangkan yaitu jadwal retensi umum dan jadwal retensi spesifik. Di Indonesia jadwal retensi umum yang sudah dikembangkan adalah dalam bentuk surat keputusan bersama antara ANRI dan BKN untuk menentukan nilai guna dan masa simpan arsip yang berkaitand dengan kepegawaian

1. Jadwal Retensi Umum (General Disposal Schedule)

Indonesia sudah mengembangkan jadwal retensi umum, unutk itu anri mengacu pada jadwal yang telah dikembangkan oleh Australia yang disebut General Disposal Authority No. 18 untuk rekod-rekod yang bersifat administrative dan fasilitatif.

Di Indonesia bentuk general disposal schedule yang sduah dikembangkan dalam bentuk surat keputusan bersama antara ANRI dengan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) untuk jenis arsip keuangan di organisasi

  2. Jadwal Retensi Spesifik

Jadwal retensi spesifik dikembangakn sesuai dengan kebutuhan dan penentuan penyimpanan arsip-arsip yang bersangkutan. Dengan jadwal retensi spesifik fungsi dan kegiatan lebih spesifik pula maka akan mudah untuk membuat formulir kewenangan dan tindakan arsip/rekod yang diperlukan setelah melalui janga simpan yang ditentuan